Herr Bodem erzählen Sie mir bitte etwas über sich und die ovag Energie AG.

Stefan Bodem: Ich leite bei der ovag Energie AG den Vertriebsinnendienst für Strom und Gas. In dieser Position verantworte ich für Gewerbe- und Geschäftskunden die Organisation und den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäftes. Die ovag gibt es seit mehr als 100 Jahren. Kurz nach der Öffnung des Strommarktes wurde dann die ovag Energie AG gegründet. Ihr Kerngeschäft liegt im Verkauf von Strom und Gas.

Haben Sie für Ihre Kunden eine Portallösung im Einsatz? Was hat dazu geführt, dass Sie sich schließlich für eine Veränderung entschieden?

Stefan Bodem: Wir hatten vorher noch keine wirkliche Lösung im Einsatz. Die Herausforderung für uns bestand darin, dass immer mehr Ausschreibungen mit der Anforderung eines vorhandenen Kundenportals aufkamen, an denen wir nicht teilnehmen konnten. Zudem kamen einige unserer Geschäftskunden auf uns zu und fragten nach zusätzlichen Dienstleistungsangeboten.

Welche Abteilungen waren davon betroffen?

Stefan Bodem: Hauptsächlich betraf es uns im Vertrieb. Daher äußerten wir den Wunsch und die Notwendigkeit ein Geschäftskundenportal einzuführen. Witzig ist, dass kurz nachdem der Beschluss getroffen wurde, sich auch die Anfragen unserer Kunden häuften.

Welche Schritte wurden unternommen das Problem zu lösen?

Stefan Bodem: Im Grunde haben wir auf der grünen Wiese angefangen. Wir hatten zwar die Kundenanfragen gelesen, wussten aber nicht so ganz wie wir ihnen begegnen konnten. Wir haben uns also gefragt, wie eine Portallösung für unsere Kunden aussehen könnte und wer solche Lösungen anbietet. Unser erster Schritt führte uns damals auf die E-World nach Essen. Kurz zuvor entstanden eher zufällig die ersten Kontakte mit einigen Anbietern. Das war unser Start! Auf der E-World wollten wir uns zunächst erst einmal inspirieren lassen und schauen, was es an Portallösungen gibt. Dafür vereinbarten wir im Vorfeld einige Termine mit diversen Anbietern. Wir haben uns verschiedene Präsentationen angesehen. Bei BI war es dann tatsächlich so, dass man uns ganz konkret zeigte, wie die Umsetzung des Geschäftskundenportals für die ovag Energie aussehen könnte. Zugegeben, wir waren von der BI Lösung Feuer und Flamme und uns einig, dass ein weiterer Termin folgen muss.

Hatten Sie zu diesem Zeitpunkt schon eine klare Vorstellung davon, welche Module unbedingt enthalten sein müssen?

Stefan Bodem: Ja, die Vorstellung hatten wir. Zum Beispiel sollte das Portal die Möglichkeit bieten, tagesaktuelle Lastgangprofile für Strom abzurufen. Mit dieser Grundvoraussetzung sind wir eingestiegen und von dem Rest haben wir uns einfach inspirieren lassen.

Haben Sie im Unternehmen versucht, selbst eine Softwarelösung zu entwickeln?

Stefan Bodem: Jein, der Gedanke ist mal ganz kurz aufgekommen. Wir hatten vorher schon eine relativ interessante Softwarelösung im Einsatz, die alles Mögliche anbietet. Aber dann haben wir relativ schnell festgestellt, dass man mit der Entwicklung bzw. Weiterentwicklung einer solchen Portallösung sehr viel personelle Kapazitäten benötigt. Das hat dazu geführt, dass wir uns fragten: Weshalb das Rad neu erfinden? Haben sich doch andere schon darüber Gedanken gemacht. Die haben A das Problem schon gelöst und B es bereits professionell umgesetzt. Es bringt dann auch tatsächlich nichts, die Entwicklung einer eigenen Lösung in Angriff nehmen zu wollen. Da ist es doch besser, sich auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren und andere für sich arbeiten zu lassen. Somit wurde die Idee, eine Eigenlösung zu entwickeln, schnell verworfen.

Welche Abteilungen waren bei der Einführung des Geschäftskundenportals beteiligt?

Stefan Bodem: Der Vertrieb hatte Mitspracherecht und konnte seine Wünsche einbringen. Bei der Umsetzung wurde die IT mit einbezogen. Denn, ohne IT funktioniert gar nichts. Zudem haben wir vor einigen Jahren noch die Abteilung Steuerung und Koordination ins Leben gerufen. Die Mitarbeiter, die diesen Bereich verantworten, haben zum Beispiel die Aufgabe für die reibungslose Einführung und Pflege unserer Softwareprodukte zu sorgen. Diese Abteilung läuft parallel zu unserer eigentlichen IT.

Warum haben Sie ich für BI entschieden?

Stefan Bodem: Bei BI hat das Komplettpaket gestimmt. Wir haben uns auch einige andere Anbieter angeschaut. Doch egal, welche Anbieter uns ihre Lösung präsentierten, es gab immer Punkte, die nicht erfüllt werden konnten und wo BI schon längst eine Lösung bereithielt. Beispielsweise scheiterte es an solchen Banalitäten wie Oberflächendesigns. Das sah bei BI eben von Anfang an professionell aus. Da hatte sich jemand Gedanken gemacht!

Wie begann die Zusammenarbeit?

Stefan Bodem: Die Zusammenarbeit begann damit, dass ich mit Herrn Lösel, ein Mitarbeiter aus Ihrem Vertrieb, im Vorfeld der E-World mehrfach im Kontakt stand. Er passte die Präsentation auf unsere Wünsche an. Der erste persönliche Kontakt fand direkt auf der E-World statt. Anschließend folgten noch ein paar Telefonate mit Herrn Lösel und dann ging es relativ schnell, dass wir einen Präsentationstermin bei uns im Haus vereinbarten.

Vor welchen Herausforderungen standen Sie?

Stefan Bodem: Vor wirklichen Herausforderungen standen wir nicht. Wir hatten unsere Vorstellungen von dem Geschäftskundenportal von vorne herein klar kommuniziert. Bei allem anderen haben wir uns inspirieren lassen. Dies verlief im Grunde Hand in Hand. Wir haben relativ schnell alle Mitarbeiter der betroffenen Abteilungen an den Tisch bekommen. Wir mussten nur einmal wegen Krankheit einen Termin verlegen. Ansonsten haben beide Seiten, sowohl die ovag als auch BI, an einem Strang gezogen. Bei der Aufstellung des Meilensteinplans wurden die Termine und Fristen so festgelegt, dass wir immer nach besten Gewissen im Zeitplan waren und den nur verlassen hätten, wenn wirklich etwas Unvorhergesehenes eingetreten wäre. Das passierte aber eigentlich nie.

Wie gut ließ sich die Lösung in ihre bestehende Systemlandschaft integrieren?

Stefan Bodem: Aus Vertriebssicht kann ich dazu leider nicht so viel sagen. Das einzige was ich mitbekommen habe, war, dass es unkompliziert ablief. Die Umsetzung der Oberflächen wurde bereits in den Vorgesprächen und Workshops besprochen. Zwischendurch haben wir uns telefonisch ausgetauscht. Quasi Fachabteilung mit Fachabteilung. So standen immer die richtigen Personen miteinander im Kontakt. Daher sind auch keine unvorhersehbaren Dinge eingetreten. Es hatte nur an einer Stelle mal kurz gehakt. Dies hatte einen Zeitverzug von ein paar Stunden zur Folge. Nach meinem Geschmack war das nicht gravierend.

Was lief gut, was lief nicht so gut?

Stefan Bodem: Gut lief von Anfang an die Zusammenarbeit und die gegenseitigen Absprachen. Das gesprochene Wort wurde, wenn auch nicht immer 1:1 schriftlich festgehalten, eingehalten. Wir sind zudem im finanziellen Plan geblieben. Von daher alles prima. Negatives gibt es nichts zu berichten. Ich kann nicht behaupten, dass es einen Punkt gab, an dem wir uns gesagt haben: „Hätten wir das vorher gewusst,…“ Der Zeitplan wurde eingehalten. Von daher könnten wir auch nicht sagen, dass wir schon an dieser oder jener Ausschreibung hätten teilnehmen können, hätte sich das Projekt nicht widererwarten herausgezögert.

Wann wurde die Lösung implementiert und wann gingen Sie live?

Stefan Bodem: Beauftragt haben wir das Projekt Anfang Januar 2015. Die Installation der Software erfolgte Ende Januar 2015. Von der Implementierung bis zur Live-Schaltung vergingen ca. 4 Wochen. Wir haben innerhalb weniger Wochen die ersten drei Testkunden in das Portal genommen. Zwei der drei Kunden sind Industriekunden.

Wie schnell waren sie in der Lage die Lösung zu nutzen?

Stefan Bodem: Im Grunde sofort. Es gab damals eine Schulung für alle betroffenen Mitarbeiter.

Gibt es schon Beispiele in denen sich das Geschäftskundenportal bewährt hat?

Stefan Bodem: Da ich noch kein Feedback von einem Kunden erhalten hab, kann es sich ja eigentlich nur gut bewährt haben. Bei den drei Testkunden funktioniert es auf jeden Fall.

Wurden alle Erwartungen an das Portal erfüllt?

Stefan Bodem: Ja.

Was ist ihr persönlich größter Nutzen?

Stefan Bodem: Ich persönlich wende das Geschäftskundenportal eher selten an. Den Nutzen hat eher der Kunde. Ansonsten freut es mich aber, dass ich nun die Anfragen unserer Kunden nach einer Portallösung bejahen kann. Ich muss sie nicht mehr vertrösten.

Was war die wesentlichste Erkenntnis, die Sie gewonnen haben?

Stefan Bodem: Uns ist schon bewusst, dass nicht für jeden Kunden ein solches Portal wichtig ist. Wenn man es als Erkenntnis beschreiben kann, dann würde ich sagen, dass wir dadurch den Vorteil gewonnen haben, Anfragen dieser Art zukünftig bejahen zu können. Die Anzahl der Nutzer steigt mit Sicherheit auch.

Was würden Sie jemandem sagen oder wissen lassen, der sich wie Sie in einer vergleichbaren Lage befindet?

Stefan Bodem: Ich denke, man sollte von Anfang an eine Vorstellung davon haben, was man sucht. Nur wenn ich das weiß, kann ich meine Wünsche auch konkret wiedergeben, und der Dienstleister hat die Möglichkeit zielgerichtet darauf zu reagieren. Des Weiteren empfehle ich, sich verschiedene Lösungen anzuschauen, zu vergleichen und zu bewerten. Unsere Wahl ist eben auf BI gefallen, weil für uns das Gesamtpaket gestimmt hat. Ein wichtiger Faktor ist zudem, dass alle Mitarbeiter, welche für die Umsetzung notwendig sind, das Projekt vom ersten bis zum letzten Schritt mit begleiten. Ohne das geht es nicht. Ich bin sicher, wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, alle Bereiche Hand in Hand zusammenarbeiten, dann funktioniert auch die Umsetzung reibungslos. Aber wenn sie meinen eine Abteilung umgehen zu wollen, dann sind Probleme vorprogrammiert.